平成27年10月より個人と法人に番号の付番と通知が開始されています。

『マイナンバー 社会保障・税番号制度』が開始されると、社会保障、税、災害対策といった個人の行政手続に加え、事業者は従業員の個人番号(マイナンバー)の管理や各種申告書の対応が必要となります。

マイナンバー 社会保障・税番号制度 とは

『マイナンバー 社会保障・税番号 制度』とは、国民の1人1人に個人番号(マイナンバー)が付番されることで、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、複数の機関に存在する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用されるものです。

平成28年1月から、社会保障、税、災害対策の行政手続に個人番号が必要になります。

マイナンバー制度対応スケジュール

平成27年10月より個人番号(マイナンバー)及び法人番号の通知が始まります。
平成28年1月より個人番号カードの交付/個人番号および法人番号の利用が開始されます。

企業は顧客・従業員に対してマイナンバー制度対策を講じる必要性があります。

税務関係書類の番号記載開始時期

申告書や法定調書を提出する場合、税務関係書類に個人番号や法人番号を記載することが求められます。

また法定調書を提出する際は、本人確認のため、マイナンバー個人番号カードの提示を求められます。(郵送の場合はマイナンバー個人番号カードの写しを添付します。)

・所得税     2016年1月1日に属する年度分以降の申告書から

・法人税     2016年1月1日以降に開始する事業年度にかかる申告書から

・法定調書    2016年1月1日以降の金銭の支払にかかる法定調書から

・申請書・届出書 2016年1月1日以降に提出すべき申請書等から

※ 法定調書の対象となる金銭の支払を受ける者の番号も必ず記載すること。

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番号管理体制について

マイナンバーは非常に厳密・重要な個人情報です。マイナンバーを故意に漏えいした場合o重い罰則が科せられます。

また、税理士や社労士にマイナンバーの管理を任せる場合には委託契約書が必要です。マイナンバーの預かりに関して
顧問料の引き上げや対応をしていない事務所も見受けられますのでまだ説明を受けていない場合は1度相談することをおすすめします。

マイナンバー制度の概要について

マイナンバー制度は日本が2016年度から導入する個別の制度名で、一般的には「国民総背番号制」と呼ばれます。
すべての国民に個別の管理番号をつけ、それに基づいて社会保障や個人情報の管理など、行政の処理をすべて行うというものです。マイナンバーが使われるのは主に以下の3つに関連するときです。

・社会保障
・税金
・災害補償

マイナンバー制度(番号制度)導入により、行政では書類の確認作業の手間とコストが削減できます。社会保障では申請をする人は申請のための書類を準備しないといけませんでした。マイナンバー制度(番号制度)により申請者は添付書類なしで行政機関に申請ができることになるので申請のときの手間が省けます。

法人と個人ではマイナンバーが違うことについて

従業員や個人事業主の場合は12桁の個人番号を、法人の場合は13桁の法人番号が提供されます。

個人番号の詳細

住民票を有する国民全員に市区町村から「通知カード」によって通知されます。中期在留者や特別永住者などの外国籍の方も同様です。
利用範囲は番号法に規定された社会保障・税・災害対策に関する事務に限定されています。

法人番号の詳細

設立登記法人、国の機関、地方公共団体、左記以外の法人や人格のない社団等で、法人税・消費税の申告納税義務や、給与にかかわる所得税の源泉徴収義務を有する団体に対して、国税庁から通知されます。法人の支店や事業所ごとではなく、1法人1番号となります。書面により、登記上の本店所在地に通知書が届きます。法人番号については原則インターネットにて公開されますので、誰でも自由に利用できます。「名称・所在地・法人番号」の3情報が公表されます。

マイナンバーの守秘義務について

マイナンバーは絶対に漏えいさせてはならない個人情報であるため、万が一マイナンバーを含む個人情報を外部に漏えいさせた場合は
4年以下の懲役または200万円以下の罰金になります。

これは個人の問題だけでなく企業にも同じ刑が科せられ、社会的信用を失ってしまうことになりますので、マイナンバーの管理や取り扱いに
関しては徹底的に研修を行い、遵守する必要があります。

マイナンバーの記録における本人確認について

直接雇用主が従業員の顔を確認できる場合は番号を提供してもらうだけですみますが、そうでない場合は本人確認が必要となります。

本人確認の方法

本人確認の方法は以下の2通りとなります。

  • 個人番号カード
  • 通知番号カード又は住民票(マイナンバー付)+身元確認(運転免許証またはパスポート)

従業員の扶養親族の本人確認が必要なケースがあります

従業員の扶養親族は本人確認が必要な場合とそうでない場合があります。
企業への提出義務者がその企業の従業員であるか扶養親族自身であるか、で変わります。

  • 本人確認が必要な場合
結婚で配偶者となった人は国民年金第3号被保険者となります。
この場合、マイナンバー提出義務者は扶養親族自身となるので企業は配偶者の本人確認を行う必要があります。

  • 本人確認が不要な場合
扶養控除申告書の提出の際、扶養親族のマイナンバー提出においてマイナンバー提出義務者は従業員本人となりますので企業は扶養親族の
本人確認は行わなくてもよくなります。

遠方の取引先のマイナンバー収集について

遠方の取引先の場合も本人確認が必要になります。
しかし、従業員とは違い直接の本人確認が難しいこのケースは以下の方法で確認を行います。

個人番号カードがある場合…ICチップの読み取り
個人番号カードのない場合…住民基本台帳や地方公共団体情報システム機構などに登録されている情報と公的個人による電子証明書の確認など

また、本人しか知り得ない情報について複数聞き取ることでも本人確認となる場合もあります。

マイナンバーが必要な書類

  • 社会保険関係
  ・健康保険・厚生年金被保険者資格取得届

  ・健康保険被扶養者(異動)届・国民年金第3号被保険者関係届

  ・雇用保険被保険者資格取得届

  ・雇用保険被保険者離職票など

    • 税金関係
      報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書

      ・不動産の使用料などの支払調書

      ・配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書など

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    マイナンバー安全管理体制

    事業者は特定個人情報等の取り扱いに関する安全管理措置について検討、実施を行う必要があります。

    • 組織的安全管理(マイナンバー対応 楽一ハイブリット給与システム)

    • 組織体制の整備
    • 取扱規程等に基づく運用
    • 取扱状況を確認する手段の整備
    • 情報漏洩事案に対応する体制の整備
    • 取扱状況把握及び安全管理体制の見直し
    マイナンバー利用開始後は従業員(アルバイト・パート一人からでも)
    の個人番号管理がとても重要になります。

    マイナンバー対応 楽一ハイブリット型給与システムは現在お使いいただいている楽一と連携し「簡単」「確実」「安全」「安心」に業務をサポートします。

    →関連記事:マイナンバー対応楽一ハイブリット給与システム

    マイナンバー対応 楽一ハイブリット給与システムは
    マイナンバー対応業務ソフトウェア認証を取得しました。

    • 人的安全管理

    • 事務取扱担当者の監督
    • 事務取扱担当者の教育
    マイナンバーは万が一外部に漏えいしてしまった場合や管理不十分などの制度違反での罰則が厳しく取り決められている制度です。
    それを取り扱う従業員の教育がとても重要になります。

    東洋インフォネットでは定期的なマイナンバー対策セミナーやマイナンバーへの疑問などのお問い合わせを承っております。
    ぜひ一度ご相談ください。

    • 物理的安全管理(OA機器)

    • 特定個人情報などの取り扱い区域の管理
    • 機器及び電子媒体等の盗難などの防止
    • 電子媒体等を持ち出す場合の漏洩の防止・対策
    • 個人番号の削除、機器及び電子媒体の廃棄
    システム上のマイナンバー管理もさることながら、印字された帳簿など紙媒体の書類が放置されたり、盗み読みされたりする危険性が高まります。
    東洋インフォネットはマイナンバーが印字された書類を扱う際に最適な

    OA機器のご紹介もしております。


    →関連記事:OA機器

    • 技術的安全管理(UTM-統合脅威管理-)

    • アクセス制御
    • アクセスする者の識別と認証
    • 外部からの不正アクセス等の防止
    • 情報漏えいなど内部からの不正防止
    • ネットワークに接続可能な機器のセキュリティ強化
    インターネットはすでに必要不可欠なツールとです。
    UTM-統合脅威管理-ならインターネットに関わる社内の全てのセキュリティを一括管理することができます。


    →関連記事:UTM-統合脅威管理-

    各種ご相談

    事業者様の『マイナンバー 社会保障・税 制度』への対応には、システムの対応が必要となります。

    弊社では、事業者様のマイナンバー対応に関する各種システム化のご相談を承っております。
    お問い合わせフォームより是非一度ご相談を。

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