マイナンバー対応 楽一ハイブリッド型 給与システム

コンセプト

「簡単」「確実」「安全」「安心」に業務を遂行できる仕組みで特定個人情報保護を実現するサービス!

マイナンバー対応業務ソフトウェアの認証を取得しました

楽一ハイブリッド型給与システムはマイナンバーを安全に管理できます。

この度「マイナンバー対応楽一ハイブリッド型給与システム」において、一般社団法人コンピュータソフトウェア協会によって個人情報を扱う業務アプリケーションが実装すべき機能について要件を満たしているソフトウェア製品を認証する「マイナンバー対応ソフトウェア認証制度」の認証を取得いたしました。

マイナンバー対応ソフトウェア認証制度について

マイナンバー対応ソフトウェア認証制度は、CSAJ政策委員会/マイナンバーワーキンググループ(以下、マイナンバーWG)が定めた「マイナンバー評価シート」を基に、個人番号を直接扱う業務ソフトウェアが実装すべき機能、および、個人番号を直接扱わない支援ソフトウェアが実装している機能について、第三者が実装確認・認証する制度です。

マイナンバー対応のポイント

1.事前準備のお手伝い(書類の雛型)

  ⇒ガイドラインに記載されている数々の書類の雛型を用意(出力可能な書類は下記を参照)


2.絶対に漏洩できないマイナンバーは、クラウドサーバー上で保管

  ⇒業務アプリとデータはローカルに、マイナンバー関連はクラウドに保管


3.利用時のみクラウドにアクセス

  ⇒法廷帳票の印刷時等の時のみ、クラウドのマイナンバーをID・パスワード等でアクセスして印刷する


4.きめ細やかな安全措置

  ⇒法定調書の保存期間経過時にクラウド上より削除通知が届く

  ⇒マイナンバーにアクセスしたアクセスログと業務ログを保管(各種履歴、本陣確認履歴、アクセス履歴、廃棄履歴など)


→ 関連記事:マイナンバー制度とは

マイナンバー給与 業務イメージ

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給与業務の効率化に貢献します!

給与・賞与入力/計算業務月次管理業務年次管理業務
  • 給与支給明細書・賞与支給明細書
  • 給与/賞与変動項目入力
  • 給与/賞与計算
  • 給与/賞与支給明細読上げ
  • 給与/賞与明細台帳
  • 給与/賞与金種一覧表
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  • 給与/賞与支給項目一覧表
  • 給与/賞与控除項目一覧表
  • 給与勤怠項目一覧表
  • 勤怠一覧表
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  • 賃金集計台帳
  • 年調用賃金合計台帳
  • 総額集計表

給与連動(会計システムとの連動)

  • 楽一業務ソフトはお客様のご希望に合わせて、必要なシステムから順次導入できるビルドアップ方式を採用しております。
  • 「EX給与システム」は「EX会計システム」との自動仕訳連動が可能です。

マイナンバー対応の流れ(業務上で何をするのか)

 1.準備  マイナンバー制度に必要となる書式のひな型

  • マイナンバーは個人情報のうち特定個人情報という位置づけとなり、5,000人の情報を持たなくても厳重な管理の対象となります。

必要書類一覧

使⽤許諾契約書特定個人情報取扱規定
個人番号の利⽤目的について
内定通知書
⾝上異動書特定個人情報の取扱い業務に関する誓約書
採⽤時秘密保持誓約書退職後の秘密保持誓約書マイナンバー制度による住⺠票確認のご依頼
年末調整に関する各申告書提出依頼書マイナンバー提出のお願いマイナンバー自己監査シート
マイナンバー通知カードの保管のお願い
特定個人情報の適正な取扱いに関する基本方針
マイナンバー制度施⾏にともなうお願い
マイナンバーの提供を受けられなかった経過書特定個人情報に関する業務委託契約書特定個人情報に関する覚書
※ ひな型の書式については、お客様でご用意いただいております。

 2.取得1  楽一から個人番号の登録をおこない、暗号化してクラウドに登録します。

  • EX給与システムの社員登録から事務取扱担当者が登録する方法です。
  • クラウド側の操作を必要としない簡単操作で番号登録がおこなえます。
  • 事務取扱担当者は、IDとパスワードを入力しないと個人番号情報にアクセスできません。
  • 楽一には、個人番号情報は保存されません。


 3.取得2  個人番号をスマートフォンタブレットから(従業員本人が)登録することも可能です。

  • 対面では難しい従業員(遠隔地など)へ楽一給与システムからメールを送り、登録依頼。
  • PCやスマートフォンから直接従業員がクラウドにアクセスして登録できます。


 4.保管   利用   提供  楽一からクラウドに認証後、個人番号を取得し印刷します。

  • 個人番号を印刷する場合でも、楽一に情報を残しません。
  • 個人番号は必要に応じて印刷ができます。
  • 帳票出力時だけ個人番号が印刷され、画面上では*で表示されます。
  • 印刷された法定書類は、クラウド上で7年間保管され再印刷することが可能。


 5.削除   廃棄  退職者の個人番号消し忘れ防止。法定調書は自動廃棄します。

  • 退職者の個人番号は年次繰越時にメッセージを表示し、削除を促します。(削除し忘れ防止)
  • 印刷された帳票は、クラウド上で管理され法定保存期間を経過した後、自動廃棄します。
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安全管理体制

オフィス機器(複合機・シュレッダー)

OA機器

  • 特定個人情報などの取り扱い区域の管理
  • 機器及び電子媒体等の盗難などの防止
  • 電子媒体等を持ち出す場合の漏洩の防止・対策
  • 個人番号の削除、機器及び電子媒体の廃棄

システム上のマイナンバー管理もさることながら、印字された帳簿など紙媒体の書類が放置されたり、盗み読みされたりする危険性が高まります。東洋インフォネットはマイナンバーが印字された書類を扱う際に最適なオフィス機器のご紹介もしております。


→ 関連記事:オフィス機器


UTM(統合脅威管理)

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アンチウイルスソフトだけではパソコンを守る事が難しくなってきました。万が一の情報漏洩に備えて入口の統合脅威管理を!


UTMの主な機能

  • パケットフィルタリング
  • アプリケーション制御
  • ウイルス対策
  • レピュテーションセキュリティ
  • 標準型攻撃対策
  • 不正侵入検知・防御
  • Webフィルタリング
  • スパム対策
  • 情報漏洩防止
  • LiveSecurityサービス


→ 関連記事:UTM(統合脅威管理)

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